רה-ארגון בעסק עצמאי גדול

[Charge]

אני כותב את הדברים לאחר מספר שנות ניהול העסק המדובר, מדובר בעסק עצמאי שעיקרו קנייה ומכירה של סחורות, העסק הוקם לפני אי אלו עשרות שנים על ידי הסב, והבנים שלו המשיכו והגדילו אותו וכיום מדובר בבית עסק מהגדולים בתחומו, שמעסיק כמה עשרות עובדים עם מחזור מכירות שנתי שמתקרב ל100M ש"ח, נכסים רבים וכו'.

אממה, אותם בנים ממשיכים עשו עבודה מצויינת של שמירת הקיים והגדלת הפעילות לאורך השנים אולם הם חסרי השכלה פורמלית ושיטות העבודה בכל המחלקות נשארו כשם שהיו כשהסב הקים את העסק ונראות כאילו נלקחו משנות ה90;

 

בפן הטכנולוגי: דברים רבים עדיין נכתבים(!) ידנית ביומנים, חלקם במספר יומנים במקביל, שימוש נרחב בפקסים, חוסר אינטגרציה בין תוכנות שונות בשימוש, תוכנת ניהול מלאי משנת 1992 שבקושי יודעת להפיק קבצי אקסל, 0 איסוף מידע פנימי והסקת מסקנות, 0 CRM, כפילויות ושילושים בעבודות שמבוצעות על ידי העובדים, חוסר תמיכה בסליקות אשראי\ERN וכו'.

 

ומעבר לפן הטכנולוגי בפן הלוגיסטי\ניהולי כמעט ואין נהלי עבודה, אלו שקיימים ארכאים ובזבזניים, שעות העבודה לא מוסדרות והעובדים מנצלים זאת, אין מעקב אחרי עבודה שמתבצעת והערכת עובדים, אין שעות נוכחות, אין ראשי צוות, אין ישיבות צוות, אין תכנון אסטרטגי לשבוע\חודש\שנה הבאים, אין תכנון לטווח קצר\ תכנון טווח ארוך, אין הגדרות תפקיד - בכל מחלקה כמעט כולם עושים "הכל", 0 מיתוג, אין לוגו, אין שלט, אין חולצות עובדים.

בקיצור, מהפכה אחת גדולה.

 

כיום יש נכונות מצד הבעלים לעדכן את העסק ולשנות את המצב הקיים וכמי שניהל אותו מספר שנים הם פנו אליי בבקשה לחזור לניהול, לבצע שינויים ולהטמיע מתודולוגיות ונהלי עבודה.

עקב קרבה משפחתית ורצון להמנע מניהול חיצוני אין ברצונם להכניס מנכ"ל מבחוץ לביצוע השינויים ואני זה שיאייש את התפקיד.

אולם המצב נראה לי כה גרוע בכל החזיתות שאין לי מושג מהיכן להתחיל, ביצוע שינויים קטנים מרגיש לי כמו לשים פלסטר על ניתוח ואני מאמין שצריך לעשות מהפכה של ממש מהשורש שתקיף את כל הנושאים הרלוונטים (שהם כמעט כל הפעילות של העסק), יש לי נסיון בניהול השוטף של העסק אולם לא בשינויים מרחיקי לכת ורה-ארגון מסוג זה.

כרגע שום דבר לא בוער וברשותי הזמן ללמוד חומרים רלוונטים, לקחת קורסים, להתייעץ עם בעלי מקצוע וכו'.

מה אתם הייתם עושים?

עריכה אחרונה ב-10 לפברואר, 2019 על ידי Charge

[saay222]

אני הייתי מוציא את כל התהליך למיקור חוץ של חברות המתמחות ברה-ארגון, כשתפקיד שלך בעניין יהיה פיקוח מטעם החברה, ביצוע החלטות קריטיות והכתבת לוחות זמנים.

[garicho]

כפי שנאמר, יש חברות שזאת המומחיות שלהם.

 

 

Sent from my iPad using Tapatalk

[kanfi]

מניסיוני בחברות גדולית, עבדתי במספר חברות בליווי של חברת תפן ייעוץ, אמנם עברו לא מעט שנים, אך אני זוכר לטובה את הייעוץ והיועצים שלהם בשיקום חברות

 

 

Sent from my iPhone using Tapatalk

[ezuf]

מצטרף לשאר

 

לדעתי זה שיש לך קרבה משפחתית עלול להיות בעוכריך,שאם תיקח את המושכות לחלוטין,עלולים להסתכל עליך עקום בכל דבר שלא נראה "להם"

 

זה שתביא חברה\איש חיצוני,יוריד ממך עול ניכר,וכמו שכתבו - תפקח מהצד ותחליט מה שבאמת צריך.

[ישה]

חברה של 100 מיליון מחזור ומניח שהיא גם חברה מרוויחה יכולה להרשות לעצמה חברת ייעוץ רצינית.

[ברווז]

מצטרף להמלצה על חברה חיצונית.

[Asaf-R]

חברה חיצונית היא בהחלט האופציה הטובה.

שני מוקשים עיקריים בתהליך: הקטן - תבדוק טוב טוב את החברה ואת התאמת המערכות שהיא מציעה לך לארגון.

לדעתי עדיף מערכת mini-erp שתכלול את מרבית המודולים (הנהח"ש, ניהול מלאי, רכ, עובדים וכו') מאשר מספר מערכות קטנות שיוצרות בעיות ממשקים.

המוקש הגדול - חייב להיות עם הידברות חזקה עם העובדים, להסביר להם את התהליך, כמה יועילי להם ולחברה. בלי שיתוף פעולה עם העובדים תהליך כזה יכול להפיל חברה.

[vadim6385]

אין הגדרות תפקיד - בכל מחלקה כמעט כולם עושים "הכל", 0 מיתוג, אין לוגו, אין שלט, אין חולצות עובדים.

השנקל שלי

 

זה שכולם עושים הכל, יכול להיות רע (כי אין לעובדים הזדמנות להתמקצע), ויכול להיות גם טוב - אין מצבים שבהם המומחה היחיד בתחום, שמחזיק את כל החברה, פתאום חולה/נפצע/יוצא לחופש, ואז העבודה נעצרת.

 

אבל זה תלוי איזה סוג עובדים יש. אם אלה עובדים לא מקצועיים, זה בסדר, כי ככה גם קל יחסית לעשות רוטציה בניהם, ולהחליף אותם אם צריך. אם זה עובד מקצועי שבא לתפקיד מוגדר, ופתאום נדרש לעשות הכל, כולל לענות לטלפונים ולהיות נהג משלוחים, זה בעיה.

 

לגבי אין לוגו/שלט/חולצות/מיתוג - הגיעו למחזור של 100M בלי זה, אז מה הבעיה להמשיך?

 

למרות שאיך שאני חושב על זה, יש בזה הגיון מסויים. אצלי ביחידת מילואים, אפילו שהיינו נותנים עבודה מעל ומעבר, היינו מסתובבים לבושים איך שבא לנו, ונראים כאילו נפלנו באודישן לחמאס, וכל פעם שהיינו באים לבקש משהו ממישהו, לא היו מתייחסים אלינו. אבל ברגע ששמנו לב לזה, והתחלנו להסתובב עם מדים ודרגות (אצלי זה רס"ר למשל, שאר הצוות בין רס"ל לרס"מ, ויש גם קצינים), פתאום התחילו להתייחס אלינו.

 

לדעתי, לפני שמתחילים לשבור את ההתנהלות, צריך לראות קודם מה צריך לשמר, ומה לשפר, ואז לנקוט באמצעים דרסטיים, אם צריך.

[ChemGuy85]

if it ain't broke, don't fix it

 

למה לדעתך צריך לבצע ארגון מחדש? האם ישנה ירידה עקבית בהכנסות? האם אתה רואה מצב שהחברה לא תוכל להתמודד עם אתגרים בטווח בינוני - ארוך ללא שינוי ארגוני עמוק? האם השינוי נעשה במטרה להקפיץ את החברה לליגה גבוהה יותר?

 

תהליך יסודי ומורכב שכזה דורש שיתוף פעולה מלא מצד מנהלים ועובדים. עליך לבדוק היטב אם האנשים בארגון באמת מעוניינים ומסוגלים לשרוד סדנת חינוך מחדש והאם תהליך שכזה אכן יועיל לחברה.

 

למשל אני לא רואה מצב שעובד שבמשך עשרות שנים עבד עם יומנים ופקסים פתאום מתחיל לתפעל מערכת ERP וטבלאות אקסל מורכבות. אני לא רואה מצב שעובדים במשך עשרות שנים התנהלו ללא שעון נוכחות ומעקב אחרי עבודתם פתאום יסכימו לקבל מרות.

 

צריך לחשוב היטב לפני שמתחילים לבצע תהליכים שכאלה. לא חסר דוגמאות לחברות שדווקא התמוטטו בעקבות ארגון מחדש.

[ברווז]

 

לגבי אין לוגו/שלט/חולצות/מיתוג - הגיעו למחזור של 100M בלי זה, אז מה הבעיה להמשיך?

עסק שעומד במקום ולא מתקדם- הוא עסק מפסיד. תחשוב על זה לעומק, ותבין למה אני מתכוון.

זה שאתה עומד במקום לא אומר שהמתחרים שלך גם כן עומדים...

 

לדעתי, לפני שמתחילים לשבור את ההתנהלות, צריך לראות קודם מה צריך לשמר, ומה לשפר, ואז לנקוט באמצעים דרסטיים, אם צריך.

זו המומחיות של חברות חיצוניות, לבצע סקירה ולראות מה יעיל ומה לא, מה ניתן לחתוך ומה צריך להוסיף.

if it ain't broke, don't fix it

 

למה לדעתך צריך לבצע ארגון מחדש? האם ישנה ירידה עקבית בהכנסות? האם אתה רואה מצב שהחברה לא תוכל להתמודד עם אתגרים בטווח בינוני - ארוך ללא שינוי ארגוני עמוק? האם השינוי נעשה במטרה להקפיץ את החברה לליגה גבוהה יותר?

 

תהליך יסודי ומורכב שכזה דורש שיתוף פעולה מלא מצד מנהלים ועובדים. עליך לבדוק היטב אם האנשים בארגון באמת מעוניינים ומסוגלים לשרוד סדנת חינוך מחדש והאם תהליך שכזה אכן יועיל לחברה.

 

למשל אני לא רואה מצב שעובד שבמשך עשרות שנים עבד עם יומנים ופקסים פתאום מתחיל לתפעל מערכת ERP וטבלאות אקסל מורכבות. אני לא רואה מצב שעובדים במשך עשרות שנים התנהלו ללא שעון נוכחות ומעקב אחרי עבודתם פתאום יסכימו לקבל מרות.

 

צריך לחשוב היטב לפני שמתחילים לבצע תהליכים שכאלה. לא חסר דוגמאות לחברות שדווקא התמוטטו בעקבות ארגון מחדש.

מחד, אתה אומר דברים נכונים.

מאידך, המצב המתואר הוא אבסודרדי. כמעט בלתי אפשרי לבצע מעקבים ובדיקות. כל פעולה של 2 דקות לוקחת 20. תחשוב כמה כסף אתה מדמם רק בנקודה הזו...

[SurfHigh]

אתה מתאר מצב של בלאגן רציני, והבעלים וגם אתה לא יודעים מאיפה להתחיל.

אני חושב שאם הזמן עומד לרשותך, תתחיל בתיעוד של מה שקורה בחברה ולאחר מכן ניתוח של הנתונים. כל זה רק כדי לקבל מושג. לפי זה תוכל לדעת איפה להתמקד.

הרי לא באמת תוכל לטפל באופן בו זמני בכל הרעות החולות והשיטות המיושנות.

אני לא זוכר הרבה מהתואר השני שלי, אבל אחד המרצים שאני יותר מעריך אמר לנו "מערכות לא אוהבות שינויים גדולים, רק קטנים והדרגתיים". אני נוטה להסכים איתו ואני חושב שזו הדרך ללכת בה - תקופה של תיעוד, לאחר מכן ניתוח, החלטה על מתווה אפשרי או שניים, החלטה מי יבצע בפועל, תקציב וכו'.

[gsi16v]

יש חברה שנקראת תכלית.

ראיתי אותם עושים מהפך ממצב כמעת דומה.

היום כל החברה כולל המחסן, החשבונות, היבוא, אנשים השטח, כולם עובדים דרך אותו ממשק ממוחשב שתכלית הטמיעו.

בנוסף הם ליוו את כל התהליך שנמשך מעבר לשנה, לוגו חדש ובעצם הכל חדש...

 

Sent from my Redmi Note 3 using Tapatalk

[vogel]

דבר ראשון בשינוי זה להבין שדרוש שינוי.

דבר שני זה שכולם מסכימים שעושים שינוי.

דבר שלישי מתחילים לתקן את הדרוש תיקון- כמו שכתבת ונראה שאתה שוחה בחומר... תתחיל שינויים כמו שעון נוכחות, הורדת עלויות, בקרות/פיקוח כולל, נהלים, ראשי צוותים, ישיבות צוות, הדרכות עובדים, יעדים וכך הלאה. אתה לא חייב בשביל זה ייעוץ.

לעניין המערכות אתה יכול לקחת יועץ שיאפיין את המערכת/מערכות שיתאימו לך או מערכת מוכנה.

 

הבעיה שצריך לקחת בחשבון מצב כמו שכתב guy85 ,לא בטוח שהאנשים יקבלו את השינויים או ישרדו אותם. גיל, שפה, מחשבים יכולים להיות אתגר. יכולים גם להתאגד ולהתנגד לשינויים, עזיבה וכו....

 

אפשרות שניה זה לקחת חברת ייעוץ אבל להיות עם היד על הדופק וללוות אותם. יש הרבה חברות פח ויועצי פח שלא ממש מבינים מה הם עושים וגובים על זה כסף.

הדבר האחרון החשוב זה שאם עושים שינוי אז להירתם ב 100 אחוז- תמיד זה נופל בכך שהבעלים מפסיקים להניע ולהטמיע את השינויים. כמובן צריך שהעובדים יהיו שותפים ויבינו שהם לא יפגעו מהשינוי.

קח בחשבון שעלות יעוץ כוללת יכולה להגיע ל 100-200K שח בכיף

 

זו דעתי בכל אופן ואם אתה רוצה אתה מוזמן לפנות בפרטי עם יותר פרטים

עריכה אחרונה ב-11 לפברואר, 2019 על ידי vogel