EPR CRM ושאר הקללות - ייעוץ לגבי תוכנה לניהול פיננסי ומסמכים של עסק

[shellcase]

אהלן,
עסק קטן וחדש, מס' הלקוחות הוא לא גדול בהתחלה.

אבל נדרשת מערכת לניהול פיננסי (הוצאות, הכנסות, תשלומים, חשבוניות) - אשמח לאיזה סקירה (גם הפניה לחומר כתוב).

אשמח גם להמלצה לכלי ניהול מסמכים ייעיל, משהו שיודע לקשר לקוח לחוזים, ניהול שעות וכו'.

כרגע הדיפולט זה אקסל לניהול המידע והחוזים, שרפויינט לניהול הקבצים והמסמכים ומה שידחוף לי הרו"ח לניהול פיננסי וחשבוניות.
אז כאמור - כל מידע שתתנו יחזק אותי.

 

העסק יעסוק בייעוץ ותכנון בגדול, בתחומי ההנדסה (אבל הוא לא אופרציה של בן אדם אחד, אלא יש צוות ופרילנסרים ושכירים והכל).

[Derish]

כנראה שמערכת CRM קטנה וסקלבילית תספיק לכם בשלב הזה, וגם תוכלו לנסות כמה במקביל לפני שתתחייבו לאחת.

 

כולם מרגישים בנוח עם אנגלית? העסק פועל רק בגבולות ישראל או שהקליינטורה גלובלית? מימון וניהול פרטי או קרן הון סיכון/משקיעים/דירקטוריון?

 

[Fazer]

לסיילזפורס יש גרסת סטארטר שעולה 25 דולר לחודש ליוזר, ונראית מרשימה מאוד.

 

[blackice]

2 דברים:

1. יש גם למיקרוסופט CRM. הבנתי שהוא סביר.

2. למה לא לפנות למשרד הכלכלה ולקבל ייעוץ מקיף על העניין?

[ברווז]

בהצלחה!!! 

צר לי אך אני לא מכיר כל כך מערכות שיכולות להתאים לעסק קטן. את הניהול שלי עשיתי עם אקסל בזמנו. 

 

אני כן יכול להמליץ על מערכת בשם אלמוג, שהיא מאד נוחה לשימוש וקלה לתפעול, אבל אני לא מודע לנושא העלויות וההתאמה לעסק קטן כמו שאתה מתאר. 

עבדתי איתה במקום העבודה הקודם שלי, ואני מרוצה ממנה מאד- יכולות מצויינות, קלה להתאמה אישית לנוחיות וזרימה טובים יותר, ניתנת לתכנות אם אתה מבין בזה (אני לא... אז לא יודע לגבי יעילות החלק הזה בהמלצה), הרבה מילים טובות יש לי. 

דבר איתם, ותראה איך יוכלו להתאים לך אישית את המודולים הנחוצים לך. 

 

ובכל מקרה ומצב, מה שלא תבחר, תן דגש להרשאות. 

[גור אדם]

מבחינת ניהול פיננסי - אני יכול להמליץ על מורנינג - https://www.greeninvoice.co.il/

עובד עם המערכת עבור קליניקה של בת זוגי, מפשט את כל ניהול ההוצאות, הכנסות, הוצאת חשבוניות/זיכויים וכו'. מאפשר מעקב אחרי הכנסות לפי לקוחות, הוצאות לפי ספקים ועוד. מבחינת המלצת הרו"ח - תזכור שאתה צריך מערכת שיותר נוחה עבורך מאשר לרואה החשבון שלך.

 

בעיקרון יש למערכת הזו גם api כך שניתן לחבר אותה ל-CRM מלא בהמשך.

 

לגבי ניהול המסמכים והמידע - בשלב הזה של עסק קטן, אם אתה לא מרגיש שאתה מאבד את הידיים והרגליים - פשוט תישאר עם אקסל ושיירפוינט (במיוחד אם אתה בן אדם מסודר). הפתרונות של CRM, במיוחד סיילספורס ומיקרוסופט דינאמיקס קצת גדולים על עסק קטן לדעתי.

 

[seeker]

העצה הכי טובה שאני יכול לתת לך - בחר במערכת שיכולה לגדול איתך, רצוי אחת שמתאימה לניהול כולל של העסק - לקוחות, הנה"ח, מלאי, ייצור, הנדסה וכו'. אל תתפתה לכל מיני מערכות מקומיות של בתי תוכנה קטנטנים, גם אם המחיר הוא אפסי. מדבר מניסיון - בחברה שבה אני עובד עשינו מיגרציה משתי מערכות כאלה, מבוססות Access, ל-Netsuite (שכנראה לא מתאימה לך).

 

היה (ועדיין) כואב מאוד מאוד.

[ברווז]

ניסחת את זה מצויין, SEEKER. חלק מההמלצה שלי על אלמוג הוא גם בגלל זה. זו הסיבה שדיברתי על מודולים, רק שלא הסברתי את עצמי די הצורך- חסכת לי כמה הקלקות על המקלדת 

[shellcase]

תשובות - אני טרם ישבתי עם הרו"ח, זה יקרה בימים הקרובים.

אנגלית וכו' - כמובן שלא בעיה.
על מורנינג קראתי, אפילו GPT המליץ עליו, נראה מספק.

ניהול מסמכים בשלב ראשון בהחלט בשרפויינט. כמות הלקוחות בהתחלה לא גבוהה, ואין לי מלאים או ייצור.
זה בעיקר הוצאות פה ושם, ניהול מסמכים וחוזים, וחשבוניות.
על הדרך גם צבירת מאגרי מידע כאלה ואחרים.

אבדוק את אלמוג, תודה ברווז.

מסיילספורס אני מתרחק, זה נראה לי גדול מדי, גם מיקרוסופט מרגיש אוברקיל, אני לא צריך CRM מלא להבנתי, אני לא חנות ולא הולך למכור.
אלה חוזים ארוכי טווח בסכומים גדולים, ריטיינרים וכו'.

[גור אדם]

אגב, עוד שתי אופציות אפשרויות מבלי להיכנס ל-CRM גדול:

1. להשתמש ב-gsuite של גוגל - https://getsharedcontacts.com/use-google-workspace-as-your-crm/

2. לא מניסיון אישי, אבל שמעתי כבר תשבוחות על zoho - אמנם חברה הודית, אבל הרבה משתמשים בה לעסקים קטנים - https://www.zoho.com/

 

[DareDevil]

בדר"כ יש את התוכנה של התחום שבה כולם משתמשים. לרוב יהיה פרסום בארגון החברים של התחום. הנדסה זה מושג רחב מדי בשביל להתחיל לחפש בשבילך. 

לא הייתי אפילו פוסל להתקשר למתחרים שרחוקים ממך ולשאול אותם. 

[Fazer]

לפני 13 שעות, shellcase כתב:

מסיילספורס אני מתרחק, זה נראה לי גדול מדי

לא הייתי מכניס את הסטארטר לאותה משבצת של "סיילזפורס" - זה off the shelf עם מודולים מוכנים ולא פרויקט הטמעה גדול כמו המערכת ה"אמיתית" שלהם. בדקתי אותה לעבודה הקודמת שלי והיא היתה אחלה, אבל בסוף הלfנו על פרויקט הטמעה משמעותי עם Zoho.

[GTאי]

גילוי נאות:

אני משתמש היום במורנניג + סיילספורס לניהול העסק שלי (יעוץ, 8 עובדים). 

בDropbox  גרסה עסקית לנהל את המסמכים.

לאחרונה נפטרתי מmonday אחרי שנת סבל.

 

לשאלתך:

https://www.greeninvoice.co.il/ מתאימה פיקס לעסק כזה. סופר קל, יעיל, זול עם ממשק מעולה. 

אני עובד איתם הרבה שנים, התלונה היחידה שלי אליהם היא שלדעתי הם לא שמים קשב מספק לבקשות פיצ'רים של משתמשים שאינם קוסמטיקאית/עצמאי קטן. זה בטח לא משהו שאמור להפריע לך בשלב הזה, ואני בספק אם בכלל תשים לב.

שים לב שלעבור ממערכת למערכת בעולמות האלו זה תהליך פשוט יחסית אז ההימור פחות משנה.

 

ניהול מסמכים - תשאל את עצמך את אתה הולך להשתמש בחבילה של 365 (אופיס, אווטלוק וכו) או בחבילה של Google workspace ובהתאם לתשובה תתחיל עם ניהול המסמכים שם בדומיין עסקי שיש לך בו הרבה יותר אפשרויות אבטחה וגמישות לשיתוף ובקרה.

יש הרבה היבטים להעדפה של כל אחד מהם אבל התשובה שלך לעצמך ברורה גם הבחירה ברורה.

 

לגבי ניהול שעות וכו' - אני הייתי מתחיל באקסל ולא רץ למערכות, אבל אם אתה מחפש מערכת הכי פשוט יהיה להתחיל עם מערכות נוכחות שיש להם מודול דיווח שעות, למשל https://www.timewatch.co.il/.

אם אתה מרגיש שאתה רוצה כבר לקחת את הדברים לשלב הבא, הייתי מנסה להבין את הצורך שיהיה לך בעתיד ולפי זה מחפש CRM שתדע לתמוך במה שאתה מבקש. מהגדולות ZOHO הכי cost efective ויש לה המון פיצרים - אבל סביר שתצטרך מטמיע בשביל לייצר תהליכים נכון. מתחת לזה יש כלים כמו monday או מערכות מקומיות בפיתוח ישראלי. (סיילספורס מערכת נפלאה, אבל יקרה ולא תמיד פשוטה להטמעה. היא בוודאות תעלה יותר מאחרות ולרוב עסקים קטנים לא צריכים אותה).

 

מוזמן לשאלות חופשי (גם טלפונית או קפה אם אתה במרכז)

 

ובהצלחה! להקים עסק זה מורכב, מאתגר .

 

עריכה אחרונה ב-29 לינואר, 2025 על ידי GTאי

[shellcase]

המון תודה!!!

אני אפגש עם הרו"ח בשבוע הבא ואבין עוד קצת.
כרגע למיטב הבנתי נראה שמורנינג זה הכיוון בכל נושא החשבוניות.
אני כרגע פחות צריך להתעסק בשעות, אז אולי באמת אשתמש באקסל.
השאלה אם יש איזה דרך מומלצת לנהל הוצאות ולרשום אותן.

[גור אדם]

לפני 8 שעות, shellcase כתב:

השאלה אם יש איזה דרך מומלצת לנהל הוצאות ולרשום אותן.

דרך מורנינג אתה יכול לנהל ולרשום את ההוצאות של העסק ועל פי זה לעשות את דו"ח המעמ. מאוד פשוט ע"י סריקת חשבוניות או העלאת קובץ או שליחת קובץ דרך מייל ייעודי.

ההוצאות מרוכזות גם לפי תאריכים וגם לפי ספקים.