סידור שולחנות באירוע - איך עושים את זה נכון?

[or_lougasi]

מסכים איתך, לצערי ראיתי בהרבה אירועים עשרות אנשים נעמדים ליד הדלתות הסגורות ומחכים שיפתחו.

[sperial]

בתור אורח - זה מצויין. אני לא ממתין. הולך למכונית ונוסע הביתה.

כנראה שיש לא מעט כאלה, לכן בשיטת הספירה בכניסה כנראה משלמים גם על מנות שלא נצרכו.

[m3x7r3m3]

ספריאל למה אתה לא ממתין?

העיקרון הוא שבזמן החופה הדלתות סגורות, ועם סיום החופה פותחים את הדלתות, בזמן שהאורחים שחשוב להם הולכים לברך את הזוג.

 

כמובן זה גם מכתיב שאין עומס ליד הדלתות מהסיבה הפשוטה שהעומס נמצא ליד החופה כי כל מי שחשוב לו הולך לברך את הזוג.

[matansab]

חברים תודה על התשובות והעצות.

מצטער שלא הגבתי עד עכשיו, אבל קראתי בעיון כל תגובה.

 

החופה עצמה בחוץ או בפנים?

אם החופה בחוץ או באיזור אחר מאיזור הישיבה - תסכם עם האולם על פתיחת איזור הישיבה רק לאחר החופה, ככה זה היה אצלי בחתונה וכולם נהנו מהבופה ורק לאחר סוף החופה התחילו להכנס לאולם.

 

בערך 10%-20% מהמספר שאתה בטוח שיגיעו, לא יגיעו, יותר לכיוון 10% בקיץ, יותר לכיוון 20% בחורף.

מצד שני תמיד יהיו 5% שיגיעו למרות שהיית בטוח שלא יגיעו.

 

אצלנו בחתונה עמד בכניסה ליד ההורים נציג של האולם, על פניו הוא שמר על הכספת, אבל מאחורי היד הוא החזיק קאונטר:

 

ככה שכבר בסיום הכניסה ולפני החופה האולם ידע סדר גודל של כמות אנשים כדי להכין כמות מנות.

 

החתונה היא באמצע מרץ, כך שמזג האוויר באותו יום הוא שיקבע היכן תהיה החופה.

מבחינה לוגיסטית עדיף חופה בפנים, כך ההושבה היא בטפטוף, ולא 450 איש שנכנסים לאולם ברגע אחד.

 

מבחינת הקאונטר, מעולם לא שמעתי שמשתמשים בזה בחתונות..

מבחינת האנשים שמבריזים, אני חושב שזה בדיוק ההיפך ממה שאתה אומר, כי רוב האירועים הם בקיץ, ובתקופת יולי אוגוסט אדם יכול להיות מוזמן לכמות גדולה של אירועים, וכל אדם סביר יתקשה לממן כמות כזאת של אירועים, ויסנן מתוכם את מה שהוא יכול לוותר.

אישית, בקיץ שעבר הוזמנתי לשלושה אירועים בשבוע אחד, אני לא צריך לפרט מה זה עושה לחשבון הבנק של סטודנט..

הגעתי לשלושתם כי כולם היו חשובים לי, אבל את החברה לקחתי רק לאירוע אחד מתוך השלושה.

 

אם יש לך אפשרות דרך האולם להשתמש בשירות הזה - iPlan, סידר לי את כל הבלאגן של ההושבה/אישורי הגעה.

 

התחתנתי לפני 4 חודשים. גם אני חששתי מההושבה ואפילו התייעצתי בפורום לגבי זה.

מה שעשיתי היה אישורי הגעה בעזרת חברים\חברות שהתקשרו לאורחים, קח בחשבון שיהיו כאלה שלא ידעו לתת תשובה עד יומיים לפני.

כשסיימתי עם אישורי ההגעה , נעזרתי בתוכנה אם אני לא טועה קוראים לה easywed שחברת ההושבה העבירה לי, ידעה לייבא אליה את קובץ האקסל עם שמות האורחים ואז תהליך ההושבה היה קל מאוד.

אני יודע שעכשיו בוואלה מתחתנים אפשר להתשתמש בתוכנה דומה מאוד בחינם.

היו לי 2 סדרניות שהדפיסו לאורחים פתקים עם מספר השולחן שלהם.

מה שאני עשיתי על מנת להגן על עצמי מפני הפסד מנות הוא דבר כזה-

ערכתי פיזית חלק גדול מהשולחנות ל10 אנשים, למרות שברשימות ההושבה ופתקים שניתנו לאורחים הושבתי 12 אנשים בשולחן.

במהלך החופה 2 נציגים מהמשפחה הלכו אל עמדת הדפסת הפתקים של המקומות והוציאו פלט הגעה של אנשים.

הם נכנסו לאולם עם הסקיצה והתחילו עם "משחק הכיסאות" , בשולחן שהגיעו כל ה12 שהיו אמורים להגיע נוספו כיסאות משולחנות שאנשים לא הגיעו.

קח בערך עד סיום החופה ותחילת כניסת האורחים לאולם האולם היה מסודר ומוכן לאנשים. כמובן שיש מאחרים שעושים קצת בלאגן, אם יש כיסאות ריקים מושיבים אותם, ואם אין פשוט מבקשים ממנהל האירוע להוציא מספר כיסאות שאתה צריך(על כל כיסא שיוצא אתה אמור להיות מחוייב במנה).

היו לי 630 מוזמנים ,אישרו לי הגעה 530 אנשים, ערכתי פיזית ל470 אנשים , לבסוף הגיעו 496 אנשים.

אצלי היו כאלו שאישרו הגעה ולא הגיעו, והיו כאלה שאמרו שלא יגיעו והגיעו, אבל זה מקרב אותך מאוד למספרים הריאלים שיהיו באירוע.

אפשר אחרי האירוע להתמקח עוד קצת, אצלי לא היה צורך, ביום התשלום מנהל האולם אמר שהם לא מחייבים אותי על הכיסאות הנוספים שהוציאו בשבילי.

מה שלא יהיה, אל תוותר על תהליך ההושבה, אני יודע שזה מתסכל , מעצבן ומייאש, אבל אני רואה בחתונות שויתרו על זה את הכאוס שקורה באולם, הריצה לעבר השולחנות,אנשים לא מחכים לסיום החופה וכבר בהתחלה נעמדים בכניסה לאולם לתפוס מקום ראשונים.

בהצלחה.

 

dorosen ו- or_lougasi תוכלו לפרט את העלויות?

האם במחשבה שניה הייתם משתמשים בשירות?

 

המשפחה של חברה שלי חוותה טראומה בחתונה של הבן הראשון, וממש רוצים לשכור שירות לסידור השולחנות.

אני טוען שגם ככה אין 100%, אז חבל להוציא כסף על השירות, ועדיף להשתמש בשיטה הקלאסית של הושבת אורחים באמצעות שניים-שלושה קרובים שממונים על כך.

[m3x7r3m3]

החתונה היא באמצע מרץ, כך שמזג האוויר באותו יום הוא שיקבע היכן תהיה החופה.

מבחינה לוגיסטית עדיף חופה בפנים, כך ההושבה היא בטפטוף, ולא 450 איש שנכנסים לאולם ברגע אחד.

 

מבחינת הקאונטר, מעולם לא שמעתי שמשתמשים בזה בחתונות..

מבחינת האנשים שמבריזים, אני חושב שזה בדיוק ההיפך ממה שאתה אומר, כי רוב האירועים הם בקיץ, ובתקופת יולי אוגוסט אדם יכול להיות מוזמן לכמות גדולה של אירועים, וכל אדם סביר יתקשה לממן כמות כזאת של אירועים, ויסנן מתוכם את מה שהוא יכול לוותר.

אישית, בקיץ שעבר הוזמנתי לשלושה אירועים בשבוע אחד, אני לא צריך לפרט מה זה עושה לחשבון הבנק של סטודנט..

הגעתי לשלושתם כי כולם היו חשובים לי, אבל את החברה לקחתי רק לאירוע אחד מתוך השלושה.

 

אני לא יכול להגיד לך שהמספרים נכונים ב-100%, אבל זה הסטטיסטיקה של הסביבה הקרובה אליי.

וחלקם גם השתמשו בשירותי אישור הגעה והושבה וכו'.

הערה חשובה: לא היו מספיק אירועים כדי לעשות סטטיסטיקה אמיתית, הכל נופל בגדר סטייה סטטיסטית.

אבל דווקא אלה שהשתמשו באישור הגעה והושבה סבלו ממספרים שקרובים יותר ל-20% נעדרים.

 

מבחינה לוגיסטית עדיף שהחופה מתבצעת באיזור נפרד מהישיבה, ככה אין לך חצי מהאורחים שיושבים ובולסים סלטים בזמן החופה.

כמו כן כ-10 דקות לפני תחילת החופה סוגרים את כל העמדות אוכל של הקבלת פנים וגם את הבר (אצלי בבר של הקבלת פנים היה שתייה קלה, יין ובירה בלבד), ככה שמתאפשר לכולם לסיים לאכול בצורה מסודרת ולהתרכז בחופה.

 

לגבי הקאונטר, לא ביקשנו, אבל ראינו כמה חתונות שהתקיימו באולם, וראינו שהם משתמשים בזה, זה חלק מכך שהאולם מכין את עצמו.

נניח שהזמנת 300 מנות, ערכו את השולחנות ל-300 איש, מכינים בערך 330-360 מנות, נניח שהגיעו משמעותית יותר או משמעותית פחות אורחים, כבר בסביבות השעה 20:00 האיש עם הקאונטר יודע שהגיעו לך 430 אורחים, בשעה 20:30 מתחילה החופה הם כבר סיימו להוסיף שולחנות וכיסאות, בשעה 22:00 מגישים מנה ראשונה (במשך שעה וחצי הם הספיקו להתכונן ולהכין עוד 70-100 מנות) ואף אחד לא יודע שאתה בכלל ציפית ל-300 איש.

להבדיל אם הגיעו משמעותית פחות אורחים, הם מקפלים שולחנות ומסדרים מחדש את השולחנות הקיימים כדי שהמקום לא ייראה ריק.

בסופו של דבר זה ההבדל בין אולם טוב לאולם לא טוב, האולם הלא טוב יתעסק בכיבוי שריפות, ורק כשאורחים יגלו שאין להם מקום לשבת יתחילו להוציא שולחנות נוספים, המנות יתעכבו בלפחות 30-40 דקות, ואז אותם אורחים יהיו עסוקים בלאכול בזמן שכולם רוקדים, ולהיות רעבים בזמן שכולם אוכלים.

 

איזה טראומה הם חוו?

[matansab]

לפני הצבא הייתי עובד כמלצר באולם שנחשב אחד מהטובים בדרום,

מעולם לא ראיתי שקיפלו שולחנות בגלל שהגיעו קצת מידי אנשים.

לעומת זאת, הוסיפו שולחנות בכל פעם שנדרש.

אני יכול להגיד שבאירועים כאלה, שהגיעו הרבה יותר אנשים ממה שהאולם היה ערוך, היה הרבה בלגן.

אירוע אחד שזכור לי, הגיעו 700 אורחים במקום 350 אליהם האולם היה ערוך,

למרות שעשו הכל כדי שהאורחים לא ירגישו בזה, האירוע היה ממש כאוס.

הוסיפו שולחנות, הביאו עוד מנות, אבל זה לא עזר. חלק מעבד המטבח הפכו להיות מלצרים, מלצרים היו צריכים לשרת שלושה שלחנות. זכור לי היטב שנאלצתי להסביר לאורח שנגמרה המנה שהוא מבקש.

 

אתה צודק שחופה באיזור הישיבה תמשוך אליה פחות אנשים, אבל מבחינת הושבה זה עדיף בהרבה.

בכל מקרה, ההחלטה תיפול ביום האירוע כתלות במזג האוויר.

 

הטראומה היא שהיה שולחן אבירים עם כיתוב "שמור", ואורחת שעובדת עם אמא של החתן, החליטה שהיא מעוניינת לשבת שם.

אמא של הכלה הסבה את תשומת ליבה לשלט, וביקשה ממנה לשבת במקום אחר. נוצר מצב לא נעים, ואמא של אישתי לעתיד חושבת שזה לא יקרה אם לכל אחד יהיה פתק ביד עם מספר שולחן.

אמרתי לה שלא תהיה תמימה כל כך, ושמי שמעוניין לעשות בלגן, יכול לעשות את זה גם עם פתק ממוספר ביד.

[m3x7r3m3]

אני לא יודע באיזה שנה עבדת כמלצר, אבל שים לב שאיש עם קאונטר היה יכול לעזור גם במקרה הזה.

בהנחה שבאולם יש מקום פיזית ל-700 איש, לפרוס שולחנות קומפלט היו מסיימים לפני תחילת החופה ואז מכינים אוכל.

כנראה שלא היית מצליח להוציא 700 מנות במכה, אבל גם סטייה של 10-15 דקות נבלעת בתהליך ההגשה עצמו.

 

אישית לא ראיתי מקרים כאלה שקיפלו שולחנות, אבל באולם שבו התחתנתי סיפרו על מקרה כזה כדוגמה למה הם מעסיקים בנאדם שעומד עם קאונטר.

 

הכל תלוי בעניין שלכם, אם אתם יוצאים מנקודת ההנחה שהחופה היא החלק החשוב בכל האירוע הזה, ההושבה הופכת לעניין שולי מאוד, אם אתם יוצאים מנקודת הנחה שהארוחות זה החלק החשוב, ההושבה היא העניין המשמעותי יותר ביחס לחופה. הכל תלוי בכם.

 

לגבי הטראומה - ראיתי ושמעתי טראומות גדולות יותר, ואם זה מעניין אותך אז אשתף שאני למדתי י"ג-י"ד, אנחנו חבורה דיי מגובשת של כ-17 חבר'ה, אחת מהבנות התחתנה ועשתה אישורי הגעה + סידורי הושבה, הגיעו לחתונה נדמה לי 14 מתוך ה-17, והשולחנות כמובן הם ל-12 איש, כך שיצא ששניים ישבו בנפרד מכולם, אז הצטופפנו והעברנו צלחות וכיסאות, ואת מי עניין בכלל שהיה להם פתק עם מספר שולחן אחר? בטח לא את השניים שזרקו אותם לשולחן ה"שונות" (miscellaneous).

[matansab]

שנת 2006, אני לא כזה מבוגר. מדובר באולם שעושה אירועים גם ל-1400 איש, כך שפיזית יש מקום ועוד איך.

הבעיה שזה אולם שעובד עם קייטרינג בלבד, ואינו נמצא בתוך עיר, אז הלוגיסטיקה בייבוא מלצרים ומנות קצת מסובכת.

לכל האורחים היה מקום, אבל האירוע היה כאוס מבחינתי.

 

מבחינת האישורי הגעה, תמיד חברה שלי מזכירה לי שבחתונה של חברה שלה ישבנו בשולחן עם המשפחה שלה, במקום עם החברים.

שאלתי אותה מה נראה לה שהיה קורה אם כן היה סידור ישיבה באמצעות חברה חיצונית, הרי אני והיא היינו השארית 2 בחלוקה ב-12. אז בכל מקרה לא היינו יושבים עם החברים, או שזוג אחר היה נאלץ לשבת בנפרד.

והנקודה שלי היא שגם ככה בסוף קורים מצבים שיהיו לא נעימים למישהו, וזה יקרה גם בחינם וגם אם נשלם 1300 שקל לחברה חיצונית.

[m3x7r3m3]

במקרה שציינת היו שתי בעיות, אחת שהצבעתי עליה קודם, שרק לאחר הכניסה לאולם התחילו להכניס שולחנות וכיסאות, והבעיה השנייה שהוא עובד עם קייטרינג ואין לו מטבח אצלו, כשזה קייטרינג הוא חשוף לבעיות כאלה, ומקרים קיצוניים גורמים לכאוס כזה.

מצד שני אם היו יודעים בשעה 20:00 שיש כבר מעל ל-600 אורחים, היו יכולים להיערך עד שעה 22:00-22:30 ואפילו לעכב קצת את המנות (ב-15-30 דקות) שכבר נמצאות עד שיגיעו מנות נוספות מהקייטרינג ולהוציא במכה אחת הכל.

אבל כשמתעסקים בכיבוי שריפות (ולפתוח שולחנות ליד האורחים זה לכבות שריפות), אין לך זמן להתכונן להשפעות הנוספות (כמו הכנת מנות).

גם האולם שבו התחתנתי לא בתוך עיר, והדבר הכי קרוב לעיר לידו זה קריית מלאכי, וגם זה 10 דקות נסיעה.

מבחינת נקודת המבט של מנהל האירוע או בעל האולם אי קירבה לעיר לא צריכה להיות תירוץ אלא אילוץ, וצריך להכין את הכל כדי לענות על הצרכים בהתאם לאילוצים.

 

הבעיה שלך היא לא עם אישורי הגעה (כלומר מספר טלפון שהאורח נדרש להתקשר ולהגיד שהוא מגיע וכמה אנשים), אלא עם סידורי הישיבה, ואני מסכים איתך ב-100%.

יש אולמות שיציעו לך מגוון שולחנות (אבירים ל-20/24, עגולים/מרובעים ל-10/12 וכו') כדי שאם תבחר בכל זאת לעשות סידורי ישיבה יהיה לך מקסימום גמישות כך שתוכל לצמצם למינימום את שולחנות ה"שונות".

[matansab]

כנראה שלא הייתי מספיק ברור,

שולחנות נוספים נפתחו לפני הכניסה לאולם, וגם הזמנת מנות נוספות מבאר שבע.

רב המלצרים שם לב לכמות האנשים החריגה בקבלת הפנים. ומיד התחיל לעשות טלפונים.

תבין שעריכה של אירוע מתחילה בשעות הבוקר-צהריים. ונמשכת עד לאירוע עצמו.

נראה לך שאפשר לעשות תיקון ברמה של פי שניים אורחים בשעה?

עשו מה שיכלו, ואני בטוח שהרבה אורחים מאוד נהנו מהאירוע ובכלל לא שמו לב, אבל בתור עובד ראיתי שם תוהו ובוהו.

 

 

מה זה מבחינתך שולחן שונות?

שולחן שמלכתכילה האדם שישב בו לא יכיר אף אחד אחד מסביבו?

[m3x7r3m3]

ברור שבתור עובד אתה תראה את הבלאגן שהולך מאחורה, וזה בסדר, בתור עובד התפקיד שלך הוא לספוג את הבלאגן ולא להקרין אותו החוצה לאורח.

אפשר לעשות ונעשו תיקונים של פי שניים אורחים אבל האיש עם הקאונטר ידע כבר בשעה 19:30 שיש כמות אורחים חריגה, והוספת השולחנות לא הייתה במכה אלא בהתאם לכניסת האורחים, ובנוסף לכך כבר בסביבות 20:00-20:30 סיימו לטפל בשולחנות והתפנו רק להכין מנות נוספות, מה גם שהמטבח היה בתוך האולם ולא קייטרינג.

אבל במקרים האלה (כולל אחד שראיתי במו עיניי) האורחים בכלל לא היו מודעים למה שקורה, המנות יצאו בדיוק בשעה המתוכננת (כל ה-650 מנות במקום 320 שהוזמנו), ואף אחד לא ידע שהמשפחות בכלל חשבו שיגיעו רק 320 אורחים.

 

מבחינתי שולחן שונות זה שולחן שיש בו אנשים ששייכים ל-3 קבוצות או יותר ("חברים", "משפחה", "צבא", "עבודה שלו", "עבודה שלה" וכו'), יש כאלה שיגדירו את זה כ-2 קבוצות או יותר, אבל אז זה ממש מגביל אותך, ואני לא חושב שזה ממש נורא אם מתוך שולחן של 10-12 איש יש שתי קבוצות של אנשים (כל עוד אין איש בודד שלא קשור לאף אחד בשולחן).

[yosi2u2]

לי אישית יש נסיון טוב עם החברה הזו http://www.miyavo.co.il/. חסכו למשפחה לא מעט כסף.

[Keyser]

לפי דעתי תקצה שולחנות לפי קבוצות. סידורים שמיים לא עובדים בארצנו

הייתי פעם בחתונה שלא היה בה סידור ובוא נאמר - זה לא היה הכי נעים. המשפחות כבר התארגנו בשולחנות ואנחנו (ע"פ שהיינו מספיק אנשים כדי לפתוח שולחן) היינו צריכים להתפזר בין כולם. סתם נאחס.

[m3x7r3m3]

לא התייחסתי לסידור עפ"י קבוצות כאל סידור, אבל אצלי בחתונה היו כמה שולחנות (2 נדמה לי) שהיו מוקצים לקבוצות.

 

בסידור לפי קבוצות צריך גם לדעת לא לעשות יותר מחצי מהשולחנות לקבוצות, כי אנשים ששייכים לקבוצות יוותרו על החיפוש, ואנשים שלא שייכים לאף קבוצה שמורה יוותרו על חיפוש שולחן שלא שמור.

[dorosen]

dorosen ו- or_lougasi תוכלו לפרט את העלויות?

האם במחשבה שניה הייתם משתמשים בשירות?

 

האולם נתן את השירות בחינם.. בדיאבד הייתי משתמש והמלצתי לכל חבריי.