סידור שולחנות באירוע - איך עושים את זה נכון?

[matansab]

החתונה מתקרבת, ועולות מחשבות מה הדרך הטובה ביותר לדאוג לסידור אופטימלי של מקומות הישיבה.

אני יודע שיש חברות שמציעות שירות שמתקשרים/שולחים SMS לאורחים ושואלים אותם האם מגיעים, אישית אני חושב שזה קצת לא מתאים לשאול כי זה מעמיד את האורח הפוטנציאלי במצב לא נעים, והוא עלול לענות את התשובה שתרצה את הצד השני, מבלי להתכוון להגיע באמת.

כמובן שאפשר להשאיר את העבודה לאורחים עצמם שיסתדרו לבד, אבל זה גורר בלאגן בכך שהאורחים בלחץ למצוא לעצמם מקום עוד לפני שמתחילה החופה ולשמור עליו במהלכה, ואם היה להם פתק ביד עם מספר שולחן אולי היו יכולים ליהנות מהבופה והחופה.

 

אז איך עושים את זה נכון?

[michaelbe6]

כמות אורחים צפויה תקל על התשובות.

[matansab]

450-500 אורחים

[redroze]

כיצד האולם שלך סופר את המנות?

הדרך הטובה ביותר היא לעשות שולחנות לפי קבוצות, לדוגמא 3 שולחנות לחברים מהעבודה, 5 שולחנות לשמחה של החתן וכו'.

אני עשיתי אישורי הגעה, בסך הכל יום אחד של מאמץ עם כמה חברים/משפחה וסגרת את הסיפור.

מהניסיון שלי תוריד 20% מהכמות שיש לך בראש, 10% אם אתה עושה אישורי הגעה.

[matansab]

להבנתי האולם סופר לפי שולחנות. כל שולחן שנפתח מחוייב ב-12 מנות.

מן הסתם האורחים מכל קטגוריה לא מגיעים בכפולות של 12.

[redroze]

אם כך אז אתה בבעיה. אם היו סופרים כסאות השיטה הייתה הרבה יותר קלה עבורך.

נסה לגייס 2-3 אנשים שיעזרו להושיב ולצמצם את מספר השולחנות. וכמובן שמקרה הזה אתה חייב לעשות פתקי הושבה.

אל תתחשב ב"נוחות" של האורחים, כולם רגילים לזה שלא תמיד הכל מסתדר.

כל מי שתכנן אירוע יודע איזה כאב ראש זה לסדר את השולחנות ככה שכולם יהיו מרוצים.

[michaelbe6]

אני מאמין (וכך גם היה בחתונתי לפני אי אלו שנים) שהאורחים יודעים לבחור לעצמם את המקום, אם יש מישהו שהם רוצים שישב איתם הם שומרים לו על מושב או שתיים בשולחן, המאחרים יצתרכו להסתדר בחורים שיווצרו בשולחנות(וככה לא מאבדים מנות).

בשיטה הנ"ל אתה צריך משרת אמון אחת מכל משפחה שידע להושיב את בני המשפחה של אותו צד בצורה שכולם יהיו שמחים(תמיד יש את האחד שיודע לעשות את זה בצורה מנומסת ומכובדת), תמיד גם יהיו את הרוטנים והנוזפים ואין מה לעשות.

כל עוד לא הזמנת לדוגמה 300 מנות והגיעו 450, לא אמורות להיות בעיות, רבע שעה של התאקלמות בכניסה לאולם וזהו.

בהצלחה.

לבחור לאנשים איפה ועם מי לשבת זה לא רק כאב ראש ענקי ומתכון למריבות עם ההורים ובת הזוג,(לפני הארוע ,בזמן ההחלטה) זה גם פוטנציאל לבלאגן, ברגע שאחד או שתיים לא יושבים היכן שאתה החלטת עבורם כי לא בא להם, מתחיל כאוס של כיסאות ותיווך בין הבלאגניסטים.

[blackice]

מה שההוא אמר.^^

שני אנשים כאלו, בתוספת מנהל האירוע, יכול לחסוך המון כסף והמון כאב ראש.

אני הייתי שומר מקום רק לכאלו שבאים בקבוצה קטנה. חברים, חברים של אבאמא וכד'

[hans]

להבנתי האולם סופר לפי שולחנות. כל שולחן שנפתח מחוייב ב-12 מנות.

מן הסתם האורחים מכל קטגוריה לא מגיעים בכפולות של 12.

אפשר לקבץ את כל הנידחים ב-1-2 שולחנות, לשם אני מגיע בד"כ.

רק צריך למצוא שם פחות מעליב

בחתונות בסדר גודל כזה יש לפחות 20% שלא מגיעים,

אפילו כאלה שמאשרים את הגעתם. מכיוון שזה אולם שערוך לגדלים כאלה,

הוא יהיה ערוך גם לפתיחה של שולחן נוסף ויותר. ב-99 אחוז מהמקרים זה לא קורה.

[m3x7r3m3]

אצלי בחתונה גם לא היה אישורי הגעה, והיו יחסית המון קבוצות שלא קשורות אחת לשנייה בכלל.

 

תסכם עם האולם (ואת זה הם אמורים להציע לך, אבל אם לא אז תדבר איתם על זה) שפתיחת שולחנות רק באישור של אחד משני הנציגים שלך.

תבחר את הנציגים ככה שיכירו את רוב האורחים הצפויים להגיע, בד"כ זה אומר מישהו מהמשפחה שלך ומישהו מהמשפחה של אשתך לעתיד.

 

החופה עצמה בחוץ או בפנים?

אם החופה בחוץ או באיזור אחר מאיזור הישיבה - תסכם עם האולם על פתיחת איזור הישיבה רק לאחר החופה, ככה זה היה אצלי בחתונה וכולם נהנו מהבופה ורק לאחר סוף החופה התחילו להכנס לאולם.

 

עקרונית אולם טוב חושב על הדברים האלה מראש ורק מיידע אותך ומבקש פרטים של שניים או שלושה נאמני שולחנות שלך.

 

בערך 10%-20% מהמספר שאתה בטוח שיגיעו, לא יגיעו, יותר לכיוון 10% בקיץ, יותר לכיוון 20% בחורף.

מצד שני תמיד יהיו 5% שיגיעו למרות שהיית בטוח שלא יגיעו.

 

אצלנו בחתונה עמד בכניסה ליד ההורים נציג של האולם, על פניו הוא שמר על הכספת, אבל מאחורי היד הוא החזיק קאונטר:

 

ככה שכבר בסיום הכניסה ולפני החופה האולם ידע סדר גודל של כמות אנשים כדי להכין כמות מנות.

[dorosen]

אם יש לך אפשרות דרך האולם להשתמש בשירות הזה - iPlan, סידר לי את כל הבלאגן של ההושבה/אישורי הגעה.

[or_lougasi]

התחתנתי לפני 4 חודשים. גם אני חששתי מההושבה ואפילו התייעצתי בפורום לגבי זה.

מה שעשיתי היה אישורי הגעה בעזרת חברים\חברות שהתקשרו לאורחים, קח בחשבון שיהיו כאלה שלא ידעו לתת תשובה עד יומיים לפני.

כשסיימתי עם אישורי ההגעה , נעזרתי בתוכנה אם אני לא טועה קוראים לה easywed שחברת ההושבה העבירה לי, ידעה לייבא אליה את קובץ האקסל עם שמות האורחים ואז תהליך ההושבה היה קל מאוד.

אני יודע שעכשיו בוואלה מתחתנים אפשר להתשתמש בתוכנה דומה מאוד בחינם.

היו לי 2 סדרניות שהדפיסו לאורחים פתקים עם מספר השולחן שלהם.

מה שאני עשיתי על מנת להגן על עצמי מפני הפסד מנות הוא דבר כזה-

ערכתי פיזית חלק גדול מהשולחנות ל10 אנשים, למרות שברשימות ההושבה ופתקים שניתנו לאורחים הושבתי 12 אנשים בשולחן.

במהלך החופה 2 נציגים מהמשפחה הלכו אל עמדת הדפסת הפתקים של המקומות והוציאו פלט הגעה של אנשים.

הם נכנסו לאולם עם הסקיצה והתחילו עם "משחק הכיסאות" , בשולחן שהגיעו כל ה12 שהיו אמורים להגיע נוספו כיסאות משולחנות שאנשים לא הגיעו.

קח בערך עד סיום החופה ותחילת כניסת האורחים לאולם האולם היה מסודר ומוכן לאנשים. כמובן שיש מאחרים שעושים קצת בלאגן, אם יש כיסאות ריקים מושיבים אותם, ואם אין פשוט מבקשים ממנהל האירוע להוציא מספר כיסאות שאתה צריך(על כל כיסא שיוצא אתה אמור להיות מחוייב במנה).

היו לי 630 מוזמנים ,אישרו לי הגעה 530 אנשים, ערכתי פיזית ל470 אנשים , לבסוף הגיעו 496 אנשים.

אצלי היו כאלו שאישרו הגעה ולא הגיעו, והיו כאלה שאמרו שלא יגיעו והגיעו, אבל זה מקרב אותך מאוד למספרים הריאלים שיהיו באירוע.

אפשר אחרי האירוע להתמקח עוד קצת, אצלי לא היה צורך, ביום התשלום מנהל האולם אמר שהם לא מחייבים אותי על הכיסאות הנוספים שהוציאו בשבילי.

מה שלא יהיה, אל תוותר על תהליך ההושבה, אני יודע שזה מתסכל , מעצבן ומייאש, אבל אני רואה בחתונות שויתרו על זה את הכאוס שקורה באולם, הריצה לעבר השולחנות,אנשים לא מחכים לסיום החופה וכבר בהתחלה נעמדים בכניסה לאולם לתפוס מקום ראשונים.

בהצלחה.

[m3x7r3m3]

כמו שאמרתי אולם טוב ייתן לך פתרון מצוין גם בלי פתקיות הושבה.

אצלי לא היו פתקיות הושבה, לא היו ריצות, אף אחד לא הלך לפני סוף החופה ולא היו בעיות של שולחנות.

 

פשוט סוגרים פיזית את איזור הישיבה עד לסיום החופה, ופתיחת שולנות מתבצעת באישור של ממונים מטעם הזוג.

 

להתמודד עם "הכאוס" בעזרת פתקיות הושבה וסידורי ישיבה זה להרוג זבוב עם בזוקה (הטיל נ"ט, לא המסטיק)

[or_lougasi]

ברוב האולמות אזור ההושבה סגור עד לסיום החופה, זה לא מונע מהאורחים לעמוד בכניסה וליצור צוואר בקבוק כשהדלתות נפתחות.

[m3x7r3m3]

באולם שבו אני התחתנתי היו שתי דלתות זכוכית, כ"א ברוחב של 2.5 מטר בערך, היו משהו כמו 370 אורחים, ולא היה צוואר בקבוק ולא פקק.

 

מה גם שאנשים נורמלים רואים דלת סגורה והולכים משם, הם לא נעמדים ליד הדלת ומחכים למשיח