שאלה לתותחי אקסל -השוואת ערכי הזמנות מ2 טבלאות?

[Tida-man]

היי

אשמח לעזרתכם, 

 

במסגרת העבודה אני מוציא דוחות רכש משתי מערכות מידע. 

עד היום לא נתקלתי במצב שהיו פערים כלשהם. 

היום ראיתי שיש פער די משמעותי בסהכ הזמנות בין שתי המערכות ואני רוצה להשוות ערכי הזמנה. 

הכי נוח לדעתי יהיה להציג מספר הזמנה ואז שני מספרים שהראשון יהיה ערך ההזמנה ממערכת א' והשני ערך אותה ההזמנה ממערכת ב'. 

נדמה לי ש VLOOKUP יכל לעזור לי להגיע לתוצאה הרצויה, לא כ"כ בטוח באיזו משתי הטבלאות אני אמור לכתוב את הפונקציה 

יכל להיות שצריך להפעיל את הפונקציה בשתי הטבלאות. 

תודה מראש על העזרה 

[falou]

אתה צריך לבדוק שלושה מצבים:

 

1. שיש הזמנה בטבלה א' שאין בטבלה ב'

2. שיש הזמנה בטבלה ב' שאין בטבלה א'

3. שאין הבדל בערכים בין הטבלאות.

 

בגלל זה אתה צריך לעשות Vlookup בטבלה א', כדי לקבל את הערכים של טבלה ב', וגם בטבלה ב', כדי לקבל את הערכים של טבלה א'.

ועמודה נוספת, שמחסרת את הערך שקיבלת ב-vlookup מהערך בטבלה, כדי לראות אם יש הפרש.

 

[Tida-man]

במידה ויש הזמנה/ות שנרשמה בטבלה אחת אך לא נרשמה בטבלה השנייה, האם גם אז להשתמש בVLOOKUP או שישנן דרכים נוספות? 

[falou]

במקרה שה-vlookup לא מוצא את הערך בטבלה ממנה הוא מביא את הנתונים, הוא מוציא הודעת שגיאה (NA), ואז אתה יודע אילו רשומות חסרות.

 

יש דרכים אחרות לעשות את זה, אבל אני חושב שזו הדרך הכי מהירה.

 

שים לב שכשאתה מבצע VLOOKUP, טבלת היעד צריכה להיות מסודרת בסדר עולה (או יורד) בעמודה אליה אתה מפנה.

וכמובן, אתה צריך שבכל אחת מהטבלאות תהיה עמודה עם ערך חד ערכי זהה (למשל, מס' הזמנה).

 

 

[Tida-man]

תודה רבה על הטיפים והעזרה. 

[yoni162]

הייתי עושה את זה אחרת - מאחד את הנתונים משתי המערכות. לפני זה, מתייג כל שורה לפי המערכת שממנה הגיעה. אח"כ תרכז הכל באוסף נתונים אחד (כל השורות) ותייצר PIVOT, כשעמודה אחת מייצגת את הערך ממערכת א' ועמודה שניה מייצגת את הערך ממערכת ב' עבור כל שורה (הזמנה). כל מה שנשאר לך זה לבדוק בכל שורה האם ערכי העמודות זהים.

 

באופן כללי, לא ברור למה ההזמנות שלכם מנוהלות בשתי מערכות שמתחזקות את אותו מידע (ערך הזמנה). שכפול מקורות אינפורמציה מוביל לטעויות, בדיוק כמו שאתה חווה.

[Tida-man]

תודה על הרעיון.

איישם את שתי השיטות על מנת לצבור ניסיון שישמש אותי בעתיד .

 

 

[falou]

לפני 4 שעות, yoni162 כתב:

הייתי עושה את זה אחרת - מאחד את הנתונים משתי המערכות. לפני זה, מתייג כל שורה לפי המערכת שממנה הגיעה. אח"כ תרכז הכל באוסף נתונים אחד (כל השורות) ותייצר PIVOT, כשעמודה אחת מייצגת את הערך ממערכת א' ועמודה שניה מייצגת את הערך ממערכת ב' עבור כל שורה (הזמנה). כל מה שנשאר לך זה לבדוק בכל שורה האם ערכי העמודות זהים.

 

באופן כללי, לא ברור למה ההזמנות שלכם מנוהלות בשתי מערכות שמתחזקות את אותו מידע (ערך הזמנה). שכפול מקורות אינפורמציה מוביל לטעויות, בדיוק כמו שאתה חווה.

 

זו גם שיטה טובה מאוד, אבל עם יותר מקום לטעות, וצריך לדעת לעבוד עם פיבוט.

 

יש הרבה מערכות בעולם שמחזיקות מידע כפול (מערכת ייצור ומערכת חיובים, למשל), מכל מיני סיבות.

[yoni162]

אמרו תותחי אקסל😆

[falou]

בדיוק😁

 

רק אלוהים יודע כמה חברות נסגרו בגלל טעות באקסל... 

 

הבעיה העיקרית באקסל זו הקלות הבלתי נסבלת של מחיקת נתונים בטעות

בגלל זה אני אוהב לעבוד עם פיבוט.

[Tida-man]

לפני 16 שעות, falou כתב:

 

זו גם שיטה טובה מאוד, אבל עם יותר מקום לטעות, וצריך לדעת לעבוד עם פיבוט.

 

יש הרבה מערכות בעולם שמחזיקות מידע כפול (מערכת ייצור ומערכת חיובים, למשל), מכל מיני סיבות.

 "כל שורה" הכוונה גם למס' הזמנה וגם לערך ההזמנה, נכון? 

כי אם אתייחס רק לערכי הזמנות, יש סיכון שהזמנות שנרשמו רק באחת המערכות, יילכו לאיבוד. 

 

לגבי הניהול ב2 מערכות נפרדות, זו שאלה באמת טובה רק שקטונתי מלענות עליה 😉

[misterb]

לכל מי שמכור ל- vlookup, ממליץ בחום לנטוש אותו ולהשתמש ב-index/match במקום, הרבה יותר נוח וורסטילי.
היתרון העיקרי - הערך שמחפשים בטבלת היעד יכול להיות ממוקם בכל עמודה ולא רק בראשונה בטווח. עוד יתרון - מסמנים/כותבים ישירות את העמודה שרוצים להחזיר ממנה ערך ולא צריך לספור עמודות היסט. זה נוח בטבלאות מרובות עמודות.

https://exceluser.com/702/why-index-match-is-far-better-than-vlookup-or-hlookup-in-excel/

[Charge]

אתם לא מעודכנים, היום אפשר לזרוק לפח את VLOOKUP וINDEX&MATCH, המלך החדש (שקיים בגרסאות החדשות של אקסל) הוא XLOOKUP.

 

 

[shugiflex]

אני רץ לשדרג.

[yoni162]

לפני 6 שעות, Tida-man כתב:

 "כל שורה" הכוונה גם למס' הזמנה וגם לערך ההזמנה, נכון? 

כי אם אתייחס רק לערכי הזמנות, יש סיכון שהזמנות שנרשמו רק באחת המערכות, יילכו לאיבוד. 

 

לגבי הניהול ב2 מערכות נפרדות, זו שאלה באמת טובה רק שקטונתי מלענות עליה 😉

שורה גנרית אמורה להיראות ככה: מס' הזמנה, ערך הזמנה, מערכת מקור (א' או ב').

בשיטה הזו גם תראה אם יש הזמנות שנמצאות רק באחת המערכות (יהיה חסר ערך באחת מעמודות ה-PIVOT).

 

@Charge חידשת.

עריכה אחרונה ב-21 לנובמבר, 2020 על ידי yoni162