מסמכים - מה אתם שומרים? מה אתם גורסים? מה אתם זורקים?

[Nakamichi]

איכשהו הגעתי לזה שאני צריך לעשות סדר בהמון מסמכים. 

חשבונות, קבלות, תעודות אחריות, מכתבים מחברות ביטוח/בנקים/גופים כאלה ואחרים, תלושי שכר וכו'.

 

אז כמה שאלות לקבל חוכמת המונים:

1. איזה מסמכים אתם שומרים? (ספיראל - אני יודע שאתה שומר את כל התלושים). לכמה זמן? יש רציונאל מאחורי זה?

2. מה שהחלטתם לא לשמור? אשפה רגילה? גריסה? 

 

ושאלת בונוס - 

שאתם זורקים אריזות של חבילות שקיבלתם, אתם מוחקים/מורידים את השם? או משאירים?

[sperial]

תלושי שכר - הסברתי כאן בעבר

מסמכי ביטוח - לפחות 7 שנים אחרי שפקע תוקפם (זה זמן ההתיישנות בתביעת צד ג')

רשיונות רכב - כל עוד הרכב אצלי וגם קצת אחרי כן. שוב, מדובר במעט מאוד נייר. מסמכים אחרים של הרכב, למשל חשבוניות מוסך - כל עוד הרכב אצלי, זה תיעוד שבריא להציג לקונה פוטנציאלי. 

קנסות תנועה וחניה - לשמחתי אין הרבה - פשוט לא משמיד.

מסמכי דוחות מס שנתיים - החוק דורש 7 שנים, בד"כ אני מחזיק קצת יותר, אפילו מתוך עצלות לגרוס.

מסמכי רכישת ומכירת דירה ומסמכי בעלות עליה - לא מדובר בהרבה מסמכים, אז ללא הגבלת זמן. לעומת זאת מסמכים של שיפוץ ותחזוקת הדירה הנוכחית שומר לפי החשיבות: סתם קבלה של חשמלאי שהתקין משהו לא חשוב, אבל תיעוד של הצבע שבו צבעתי קיר, דגם וצבע ריצוף או דגם הניאגרה הנסתרת שהתקנתי חיוניים כל עוד אני מחזיק בדירה.

מסמכים רפואיים - תלוי איזה: סתם בדיקות מעבדה - בכלל לא. בדיקות ופעולות פולשניות, אשפוזים, ניתוחים וכו - לזמן בלתי מוגבל. כך גם תיעוד של צילומים וכו, כי לעתים יש צורך בהשוואות, לא כל המוסדות הרפואיים מחוברים לרשתות, ויש מסמכים שמכל מיני סיבות לא נכנסים לרשתות של הקופה.

מסמכים של מכשירים, רהיטים וכו' - כל עוד הם קיימים.

מסמכים של בנק - חלק נכבד לא מעניין, אבל שומר דוחות תקופתיים (בד"כ חצי שנתיים) של העו"ש.

מסמכים של חסכונות - כל עוד לא נפדו, ואחר כך עד כמה שנים משיקולי הצהרת הון.

 

חלק מהמסמכים שציינתי אפשר לסרוק ולשמור על המחשב ובכמה מקומות בענן, אבל אני אולד פאשנד וגם חושש לאבד מעקב, ז הדברים הקריטיים נשארים בספריה בעלית הגג.

 

לגבי השלכת מסמכים ומעטפות - מה שיותר רגיש אני גורס, מה שפחות רגיש אני מטשטש באמצעות security stamp שעולה שני דולר אצל עלי. זאת אחרי שנתקלתי במקרים של קנסות לאנשים שמסמכים שלהם נמצאו מתגלגלים ברחוב (כולל דיווח כזה בפורום לפני מספר חודשים).

[anonport]

הכלל שלי מה שחשוב מצולם ונשמר בדוא"ל בנוסף לקלסר (אחד ויחיד שקיים אצלי) שאני שומר למסמכים כאלה. בעבר כשהייתי נער/חייל הייתי שומר לפי חוצצים ושמרדפים כשכל חוצץ מיועד לשנה קלנדרית. עם השנים נוספו כל מיני מסמכים של מוצרי חשמל, בנקים, עבודה, פנסיה, רכב... אז עברתי לשמור לפי קטגוריה כשכל המסמכים לפי סדר תאריכי (האחרון יהיה הראשון). בתכל'ס יש לי עדיין סיכומי אשראי מלפני 20 שנה ואפילו את הטפסים של פתיחת חשבון בנק. אין לי צורך בהם ולכן פשוט שמתי הכל במחסן כי אין לי שום בעיה אם הכל ישרף. 

אבל בעשר שנים האחרונות העולם באמת השתנה אפילו הבנק שולח סיכומים (למשל הלוואות) למייל ולכן אני שומר בתגית על שם הבנק ואם מתישהו אזדקק למסמך אמצא בקלות לפי התגית וחיפוש. זה ממש מקל. בימינו כל היסטוריית הרכישות נשמרת בחנויות (למשל ב-KSP ואפילו סופר פארם. גם מקדונלדס שולחת לי בסמס חשבונית ירוקה וזה נשמר לנצח) בין אם נרצה או לא. 

כל מה שקשור לביטוח איחדתי הכל לחברה אחת ואני שומר את המסמך האחרון (אחרי השוואה עם המסמך הקודם אם לא היו טעויות אני זורק את הקודם). רשיונות רכב וביטוח רכב הכל עובר לדוא"ל כי אני משלם באתר ומקבל חשבונית וזה מאוד נוח לשמור בתגיות. למה למחוק מסמך דיגיטלי?

תלושי שכר מגיעים היום דיגיטליים אז אני שומר ומעלה לדוא"ל. תלושים ישנים מאוד אין לי צורך אז אני זורק למחסן כמו שציינתי.

 

מה אני כן שומר עד המוות (בדוא"ל ובקלסר ואפילו במחשב נוסף וב-DOK)? פנקס חיסונים, צילומי רנטגן תמיד, מסמכים שקשורים לעבודה או כאלה שצריכים מקור עם חותמת, דוחות למשל ט' 106, כל מה שקשור להסמכות ולימודים, שמות אנשי קשר היסטוריים חשובים, תמונות משפחתיות ישנות, הסכמים וזכרון דברים עם בעלי מקצוע/שותפים עסקיים, מסמכים משפחתיים, שם רשמי ומספר קטלוגי של מוצרים חשובים כגון צבע קיר, קרמיקה.

היסטוריית טיפולי רכב שומר תמיד בתוך שמרדף. בכלל לא מפריע לי ואם יש הערות אני מוסיף מאחורי הקבלה. 

שאלת גם לגבי הרציונאל אז אספר שלפעמים כיף להזכ מה הסיפור מאחורי הקבלה/מסמך. לך תדע איזה חיוך יעלה לך בעתיד.

שאלת גם איך נפטרים ממסמכים? אני חותך פעמיים בדגש על השם וזורק בשני פחים שונים 

[hans]

קשה להוסיף משהו אחרי הרשימה האימתנית של ספריאל...

 

חשבוניות אני שומר ל-7-10 שנים ומשמיד,

יש איזה קלסר קטן שקשור לרכב,

ביטוחים / חסכונות - יש מעט ניירת יחסית, כך שהכול תחוב יחד בינתיים. נמיין מתי שהוא.

 

כל השאר דיגיטלי.

 

פעם הייתי שומר הכול, כולל מסמכים של רהיטים/כלי עבודה אבל בעידן האינטרנט זה מיותר לגמרי.

 

= == = = =

בנוגע להשמדה - עוד לא מצאתי מגרסה נורמלית שאוכלת יותר מדף בודד בכל פעם. פשוט זבל של מוצר. כולן.

קורע לחתיכות גדולות ומעביר לקומפוסט - כל עוד הוא מעורבב היטב עם שאר החומרים, נייר נעלם מאוד מהר בקומפוסט.

כיתובים על אריזות/חבילות אני משתדל לקרוע לפני הזריקה לפח (יותר מדי פלסטיק, לא מתאים לקומפוסט).

לאחרונה עברו אצלנו בעיר באופן גורף לפחים טמוני קרקע, יש מצב שזה מוסיף קצת לביטחון.

 

= = = = = =

כל מיני דברים שאולי יום אחד אי פעם אזדקק להם בעתיד - שולח לעצמי/לאשתי מייל. למשל, קוד של צבע קיר. כמעט כלום.

 

[sperial]

מסמכים דיגיטליים זו צרה לכשעצמה, הרי הם לא תופסים מקום פיזי, אבל לך תאתר אותם בדואל. אז יש לי חוצצים בג'ימייל, נניח, 15 המיילים שקיבלתי מעלי אקספרס על פריט של שני דולר.

 

יש בעיה עם מוסדות כמו בנקים, שמאפשרים גישה למסמכים רק תקופה מוגבלת לאחור, בין מספר חודשים לשנים בודדות. אמנם זה הולך ומשתפר, אבל, עדיין, מוגבל.

 

יש הרבה מסמכים שהפסקתי לשמור - נניח דוחות של חברת האשראי, חשבונות חשמל\מים\ארנונה\טלפון וכו', בכולם אני מסתמך על יכולת האחזור של העיריה או הספקים הרלוונטיים.

 

יש מסמכים בדרגת חשיבות גבוהה במיוחד, ושחשוב לשמור בפורמט המקורי. למשל תעודות של תארים אקדמיים, תעודות לידה, דרכונים וכו'. אלה נשמרים אצלי בתיק מיוחד שקרוי "מסמכים חשובים מאד". זה התיק שלוקחים במקרה של צורך בפינוי מיידי של הבית (קרה לי פעמיים בשנים האחרונות, בשתי השריפות הגדולות בכרמל ובחיפה). בימים אלה, של אמצעי זיכרון דיגיטליים קומפקטיים, אפשר לזרוק גם איזה דיסק נייד לתיק הזה, עם גיבוי של המסמכים הדיגיטליים\סרוקים.

[YNV]

כל שנה פותח קלסר ושומר בו את כל הדואר ומסמכי הארד קופי. 

בתוך כל קלסר יש סידור הגיוני - רשויות מס, משרדי ממשלה, בנקים, ביטוחים, עיריה, חשבוניות ובסוף כללי.

במייל עובד עם תגיות על אותו פרינציפ של הקלסר.

כנ"ל בדרייב של גוגל. 

 

לקלסרים אני מקדיש 10 דק' בחודש לתיוקים. לקבצים/דואר כמה שניות כל פעם שמתעסק בזה.

 

הוכיח את עצמו כבר מספיק פעמים. בטוח שספריאל ממש גאה בי עכשיו

 

 

[גור אדם]

לפני כשעה, sperial כתב:

מסמכים דיגיטליים זו צרה לכשעצמה, הרי הם לא תופסים מקום פיזי, אבל לך תאתר אותם בדואל. אז יש לי חוצצים בג'ימייל, נניח, 15 המיילים שקיבלתי מעלי אקספרס על פריט של שני דולר.

למה לא להשתמש בגוגל דרייב?

 

אישית, בזמן הקורונה - אספתי את כל המסמכים ששמרתי - סרקתי אותם דרך הטלפון עם האפליקציה של הגוגל דרייב ותייקתי אותם במחיצות מתאימות, תוך שאני משתף את המחיצה הראשית של המסמכים עם זוגתי כך שגם היא תוכל לראות את הכל מהיכן שצריך.

זה כל כך נוח - כשמכרתי רכב לדוגמה, ישר הראיתי לקונה את כל הטיפולים השוטפים שהרכב עבר דרך הטלפון והעברתי לו את העותקים דרך המייל לאחר המכירה שיהיה לו.

 

מסמכים פיזיים שנשארו הם רק מסמכים מאוד חשובים שלא מספיק עותק דיגיטלי שלהם.

 

 

[avargel]

ספריאל אחרי 120 עולה לשמים, נכנס לגן עדן, ונותנים לו לתייק את כל המעשים הטובים של הצדיקים לפי קטגוריה ותת קטגוריה כולל תיארוך לפי אלף / מאה / עשור / חודש / יום / שעה / דקה / שניה / מילי שניה

 

מללללא ציוד משרדי. קלסרים חוצצים ניילוניות או כמו שספריאל קורא להם שמרדפים ואפילו מחזקי חורים מרקרים פיילוט 0.5 + 0.7 בקיצור כל הקטלוג של קרביץ

 

 

גן עדן ללא ספק

[sperial]

צוחק? פעם, בימים הטובים, סוכנות התרופות היו מחלקות כלי כתיבה עם לוגו המוצרים שפרסמו. אז היה לי ליין שלם של כלי כתיבה וציוד משרדי בצבע תכלת (למי שלא מכיר, זה היה הצבע הלאומי של הויאגרה). לצערי מזה כעשור הסיפור הזה נגמר ונאסר על הסוכנות לתת מזכרות, עכשיו קונים עטים לפי הצורך בחנות הסטוק הקרובה. ובמגירה יש שני שדכנים וכמה עטים עם חריטה של הקדשות.

 

מכל מה שמנית הדבר החשוב היחיד הוא "תיקים חומים", אותם קלסרים ללא טבעות שמאפשרים תיוק נוח לפי נושאים של מסמכים שחייבים להישמר פיזית (מס הכנסה, אמרנו?) 80% מספריית התיקיות שלי היא הקלסרים שאני מקבל פעם בשנה מרואה החשבון, אחרי שהוא סוגר את הדוח השנתי.

עריכה אחרונה ב-13 למאי, 2022 על ידי sperial

[איציק נ.]

בתאריך 13.5.2022 בשעה 09:46, sperial כתב:

אז היה לי ליין שלם של כלי כתיבה וציוד משרדי בצבע תכלת (למי שלא מכיר, זה היה הצבע הלאומי של הויאגרה)

הסיפור הזה מתחיל להתדרדר מרגע לדודלי...  

 

בתאריך 12.5.2022 בשעה 07:27, גור אדם כתב:

סרקתי אותם דרך הטלפון עם האפליקציה של הגוגל דרייב ותייקתי אותם במחיצות מתאימות, תוך שאני משתף את המחיצה הראשית של המסמכים עם זוגתי כך שגם היא תוכל לראות את הכל מהיכן שצריך.

יש תוכנה ייעודית לסריקה או שאתה משתמש ב CS ומעלה לגוגל דרייב ?

 

איציק

[גור אדם]

לפני 19 שעות, איציק נ. כתב:

יש תוכנה ייעודית לסריקה או שאתה משתמש ב CS ומעלה לגוגל דרייב ?

באפליקציה של גוגל דרייב יש לך אופציית סריקה - תכלס זה מצלם ומעלה...

https://support.google.com/drive/answer/3145835?hl=iw&co=GENIE.Platform%3DAndroid

 

[איציק נ.]

תודה, אכן מצאתי אתמול בחיפוש בגוגל את ההוראות, לא זכרתי בכלל שיש אפליקציה ייעודית רק לדרייב.

הגדלתי לפני כמה חודשים את הנפח ל 100Gb, נראה מה יהיה אפשר להכניס שם במה שנשאר פנוי.

[גור אדם]

הסריקות כמעט ולא תופסות מקום - הקבצים הגדולים יגיעו ל-1 מגה בלחץ.